档案谈“整理”

新手档案员档案整理有难度，资深档案员也不见得好到哪里去，有些单位的档案工作人员是沉淀了很多年的“资深”档案员，这类资深档案员的特点是工作年限长，年龄大，资历老，不好动手，不好学习，墨守陈规。所有的发文保管期限都是永久，所有的收文保管期限都是长期，一年扎一本，一本装一盒，档案柜是新的，档案盒是新的，一年接一年的排列上架。这叫外行看热闹，乍一看整整齐齐、有规有矩，内行一看就知道这纯粹是表面文章，不仅没有保管好档案，对档案还有不可逆转的损伤。

档案谁来整理这个问题，之前写过类似文章《谁形成 谁整理 谁归档》探讨过。档案工作就是按照谁形成、谁整理、谁归档的原则开展的，《机关档案管理规定》还有其他一些法规都有类似这样的规定，机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，整理完毕后，定期向机关档案部门归档。实际工作的开展中，不能一味的将档案整理工作推给文书或业务部门，毕竟文书或业务部门的具办工作人员一般都只是兼职档案员。兼职档案员和专职档案员还是有很大区别的，兼职则意味着他的工作主责是本职业务工作，收集、整理、归档虽然也是他的工作范畴，但是辅助的，甚至次要的，另外兼职档案员的业务能力相对来说也要弱很多。机关单位的档案工作者，即使三定方案没有明确设立档案工作机构，没有正式下文任命为档案室工作人员，承担机关单位档案室工作的也都可以理解为专职档案员。《机关档案管理规定》规定，机关档案工作的基本任务包括对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导，负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动。同级档案行政部门要监督和指导各机关单位档案工作开展，各机关单位档案机构要监督和指导本机关单位和所属机构的档案工作开展。也就是说，各单位的专职档案员要想方设法让兼职档案员做好档案的收集、整理、归档工作，不会做要通过培训教育学会做，不规范要想办法做规范，是责任也是义务。

档案整理怎么做？

《机关档案管理规定》规定，机关档案门类宜按照文书、科技、人事、会计、专业、照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案设置13个一级门类，科研、基建、设备设置科技档案二级门类，账簿、凭证、报表设置会计档案二级门类，每个单位的专业档案类型不一，或多或少。

每种类型的档案整理方法都不一样，怎么整？

首先，档案整理要区分“卷”和“件”。《机关档案管理规定》规定，文书、照片、录音、录像、实物一般以件（张）等为单位进行整理。科技、人事、会计一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理，整理方法分别按照相应要求执行。

其次，要遵守相关档案整理规范，有明确的规范要遵守对应整理规范，没有明确标准的要参照类似整理规范。

1.文书类应当按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求进行整理，于次年上半年归档。

2.基建项目类应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并参照《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》的有关规定及时整理归档。

3.科研类应当按照《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）的要求整理归档。

4.设施设备类应当在开箱验收后即时归档，使用维修记录等按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行收集管理。

5.会计类应当按照《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）的要求进行收集整理，在会计年度终了后于次年3月底之前归档。

6.照片应当按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）整理，由拍摄者在拍摄后1个月内将照片原图连同文字说明一并归档。

7.电子文件应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）收集归档并管理。

8.实物和其他门类按照档案工作有关规定及时归档。

最后，档案整理要有的放矢，循序渐进，切记不可义气行事，一意孤行。

整理过程的每一步开始前都要自问一下，“会整吗？”“这样整理对不对？”对于各类型档案的整理，新手档案员对文书档案的整理尤为忌惮，为什么呢？因为归档范围不好鉴定，保管期限不容易区分，如果这两项有一点问题，则像前文所述会对档案有不可逆转的损伤。档案先后顺序排好了，档号章一盖，档号项一写，你的字迹也成为档案的一部分了，错了就错了，没有改正的机会了。

写了这些，笔者认为，档案整理不仅是编页、填号、装盒、入柜，更重内在关联关系，更重价值取向，要学习，要思考，要变通，要创新，也要守规矩，遵规范。档案整理不易，档案工作亦不易。