新手档案员如何开展数字化扫描

档案数字化

① 工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

② 建立岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的数字化工作制度。

③ 配备专用加工场地，档案存放、数字化前处理、著录、扫描、图像处理、质量检查等工作区域分区布置；配备必要的计算机、扫描仪、存储磁盘、档案整理加工工具；配备防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备；

④ 纸质档案数字化工作如需外包，应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质，指派专门人员参与外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。在项目实施过程中，从数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

档案数字化

① 按照工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

② 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

档案数字化

档案数字化

① 使用档案管理软件建立档案门类，以“卷”为保管单位的档案建立案卷级和文件级目录，以“件”为保管单位的档案建立文件级目录。设定好著录项，包括全宗号、档案门类代码、保管期限、年度、实体分类号、卷号、件号、档号、文件编号、页号、页数、题名、责任者、文件形成时间、日期、密级等项，具体参照《档案著录规则》（DA/T18-2022）。配置时，可以联系当地档案行政部门或档案馆专业人员帮助设置。

② 确定“档号”规则，同一门类的档案，在本行政区域内需要保持一致，标准参照《档号编制规则》（DA/T13—2022），具体设置时，需要联系当地档案行政部门或档案馆专业人员帮助确定。

③ 按照《档案著录规则》进行著录项的数据著录，其中“全宗号、档案门类代码、保管期限、年度、实体分类号、卷号、件号、档号、页号、页数、题名、责任者、文件形成时间、归档日期”一般为必填项，其他著录项根据需要进行选填。

④ 著录项中的“题名”指文件材料的标题，没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

⑤ 著录项的数据格式需要统一，符合规范要求。如全宗号，当地档案馆统一编制，不应多写或少写字符；档案门类代码、实体分类号、保管期限一般采用大写字母；年度，四位阿拉伯数字，不加汉字“年”；页号、页数不得有符号或字母；文件形成时间、归档日期为8位阿拉伯数字等。具体参照《档案著录规则》（DA/T18-2022）。

⑥著录的“卷号、件号、保管期限、年度”要和档案实体的整理方案一致，不得有一点差异。

档案数字化

档案数字化

档案数字化

档案数字化

（1） 应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

（2） 逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。