档案谈“数字化”
来源：挚奥数据
时间：2024-08-28
作者：挚奥数据
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一般，从档案的载体上可以将档案分为纸质档案、声像档案、实物档案、电子档案，从历史的角度还可以将档案分为甲骨档案、金文档案、缣帛档案、简牍档案、石刻档案。通常实物档案指的是印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等，甲骨、金文、缣帛、简牍、石刻也是特定有型物品而且是具有保存价值的实物，也可以算作是实物档案范畴。模拟信号转变为数字信号，最重要的就是信息的采集，采集的设备需要用到扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频采集卡等。各种设备的型号多样，功能多样，所采集的数字化结果也有很大差异。一般，纸质档案、传统介质照片通过扫描仪采集为数字图像，传统介质录音带通过音频采集卡采集为数字音频，传统介质录像带通过视频采集卡采集为数字视频，实物档案通过三维扫描仪、数码相机、数码摄像机等采集为数字图像、数字视频。数字化后在计算机中保存的是一个个独立存在的电子文件，这个电子文件可以是数字图像、数字音频、数字视频中的任意一种。按照相关规定，数字图像类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档；三维扫描电子文件以3DS、3DMAX、3DM、FLT、0BJ、WRL、DAE等格式归档。《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）按照档案规范的定义，档案数字化不仅仅是模拟信号向数字信号的数字化，还包括建立电子目录数据，建立目录与数字图像、音频、视频的关联关系。实际工作中，档案数字化的工作内容很多，一般档案数字化的项目都包括档案整理，如果档案整理的不规范，那么后续的数字化工作将无从谈起，即使做了，也是做了多少错了多少。档案数字化不是购买几台扫描仪、几台计算机，安排几个工作人员就能立马开展的，而是需要成立专门组织、配备专业人员、配齐设施设备、制定工作方案、遵守规章制度、严格按照工作流程才能开展进行的。具体工作开展之前要深入的对档案进行调研，要知道数字化的对象是什么？保管状态如何？数量比例多少？难易程度怎么样？人员配备要多少？数字化工期要多久？……档案数字化的开展一般有两个途径，一为自己做，二为找人做。无论是自己做还是找人做，都需要有工作方案，没有计划则为无头苍蝇，责任不明，任务不清，无从下手，不知所措。最近很多场合都能听到领导、专家这样的话语，为什么呢？为了提高工作效率，加快推进档案信息化进程，很多单位都是将档案数字化以项目的形式开展外包。数字化工作可以外包，但是管理不能丢，档案安全是工作的底线，不能一包了之。很多数字化项目配备的设备很是高大上，去检查调研的时候，问这设备怎么样？“这台扫描仪××万块！”一台扫描仪够买辆车了！检查一下数字化的成果，分散在各个电脑各个盘，默认原始路径，原始命名，大的大，小的小，扫描图像似是似不是……再问下工作人员，××操作从哪里设置？“不知道！”“不会！”会的只是翻盖板，放档案，拿档案，按快捷键扫描，至于快捷键怎么设置都可能不知道……专业设备需要专业人员操作，不仅要熟悉设备，更要熟悉档案。国标的规范标准中对档案数字化的要求并不高，甚至有点底，在具体的工作开展中，更应当高标准严要求，控制档案数字化质量。档案管理讲究统一规范，有因果联系，有规律可循，数字化也是一样道理，电子文件和档案实体应当保持一致，统一有序。
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