什么是档案数字化的工作流程控制？如何做好工作流程控制？
来源：挚奥数据
时间：2024-08-23
作者：挚奥数据
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《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）第5章组织管理部分对工作流程控制进行了规定。1.应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。
3.应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。1.加强组织领导，明确工作责任制
档案数字化项目开展不是某一个科室就能独立完成的工作，也不是完全甩手托付于外包服务公司完成，而是档案部门与外包服务公司需要通过共同努力而完成的一个项目，一个工程。要想按照标准规范完成好项目工作，无论是档案部门还是外包服务公司，都需要有牵头领导，需要有分管负责，需要有具办人员，并且按照相关职责进行履职尽责。档案的出入库、数字化前处理的规范化、数字化扫描、目录建库、数据挂接、成果验收，可能涉及到各个科室，需要大家共同参与完成整个项目。
2.组织培训，掌握档案数字化工作技能
现代社会信息化发展的速度越来越快，覆盖面越来越广，档案部门的同志也需要掌握现代化的管理手段，而不是仅仅依赖于外包服务公司，否则档案数字化开展的过程中会出现很多问题，如标准不明确，操作不统一等等，甚至影响整个项目的整体质量。档案外包服务公司也需要对参与的员工积极开展培训，档案整理规范、著录规范、数字化扫描规范、安全保密要求等等，全方位的提高参与者的综合素质。
3.适时监督，控制项目成果质量
作为档案部门需要对档案数字化项目进行适时监督，事前规范，事中抽查，事后验收。档案部门的具办同志，需要熟练掌握档案业务知识、档案数字化技能。监督成果质量的同时，既是保证项目顺利进行的保证，也是对自身业务素质水平的提高。外包服务公司也需要积极配合，对监督的过程中发现的问题及时补差补缺，并总结提高避免再发生类似事件。
4.及时反馈，协调解决问题
项目开展的过程中，总是会有各种不确定因素的产生，无论是档案业主，还是数字化公司，都需要及时反馈，在共同协商的基础上群策群力解决问题，推进项目的进行。
5.组织验收，确保项目顺利完工
数字化成果的验收是对项目的肯定与答复，也是对成果质量的一个确认。大型的档案数字化项目可以分批次、分阶段组织成果验收，最终正式验收的时候能减轻很多压力。
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