档案数字化的前处理有哪些注意事项？

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《规范》要求：原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

工作思考：

（1）对待整理的档案进行分析研究，有哪几种门类的档案，各种门类的档案又有哪些类别；

（2）制定针对本项目的档案分类整理方案，主要包括如何分类，分类代码的编制，档号组成的规定，如何确定归档范围，如何确定保管期限，制定完善的档案分类整理方案报业主单位、档案行政管理部门审批；

（3）审批通过后，按照制定的方案对档案进行分类、剔除重复件、剔除不归档材料、区分归档年度、鉴定保管期限、排列文件材料的先后顺序等；

（4）一般将保管期限为“30年”及以上的，确定为数字化对象；

（5）密级档案的数字化需要在涉密网络环境中进行，如达不到安全保密要求，则不能数字化扫描，对此部分档案需要特殊标注。

（6）数字化项目开展的前期需要进行科学谋划，预算资金充沛，对确定为数字化的对象全部进行扫描。

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《规范》要求：

2.1 应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

2.2 重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

2.3 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

2.4 应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

工作思考：

（1）编制页号就是为了确定纸质档案的页数，确保纸质档案页和扫描电子档案页一致；

（2）编制页号的过程如发现档案页有缺页需要及时联系移交单位查明原因，补差补缺；如发现有重页需要剔除；如发现破损页，需要进行技术处理，抢救保护。缺页、重页、破损页，处理的过程中都需要进行登记。

（3）为了保护档案原件，书写的笔一般采用铅笔，可以使用材质较软的2B铅笔，不建议使用带笔芯的HB自动铅笔，更不能使用圆珠笔。

（4）编制页码是前处理工作中“最困难”的工作，就是因为它的枯燥性，大量的、重复的、机械的劳动容易使人疲劳，容易出错，一定要采取措施保证编制页码的准确性和规范性。

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《规范》要求：

3.1 按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

3.2 对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

工作思考：

（1）文书档案按照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）建立目录数据库字段；照片类档案按照《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54-2014)建立目录数据库字段;录音录像类档案按照《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63-2017）建立目录数据库字段；

（2）其他门类档案根据实际需要建立目录数据库字段；

（3）根据需要选择合适的字段值类型，数值型、日期型、文本型等；选择合适的字段值长度，如题名、人名、备注等项要能够存储足够多的内容。

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《规范》要求：

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

工作思考：

（1）拆除装订的原因有两个，一是原装订材质锈腐需要更换，另一个是为了数字化扫描方便；无论哪种原因都需要以保护档案为前提，在拆除装订的过程中档案本身不能发生二次伤害；

（2）注意拆除装订后档案页的摆放，切记不能堆放过高，一旦风吹、倒塌造成混乱很难进行清点；

（3）数字化著录和数字化扫描，一般不是同一个工作人员，著录人员一般不看扫描件，扫描人员一般不看著录数据，很多情况著录和扫描能够对应全凭运气。特别是以卷为单位的档案，不像以件为单位的档案可以靠归档章来区分。这就需要拆除装订后需要做好标识，便于著录和扫描工作的开展。

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《规范》要求：

5.1 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

5.2 折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

工作思考：

（1）对破损档案进行修复，参照《纸质档案抢救与修复规范》（DA/T64-2017）；

（2）有折痕、叠角等情况的档案页需要平整后才能扫描，可以采用重物压的方法，熨斗等方法慎重考虑使用；

（3）小于页面1/2的档案页需要进行裱糊，裱糊尽量不适用浆糊；

字迹清淡的档案页，可以加深墨迹的形式再保留一份复印件。