1.重视数字化扫描件的凭证作用
档案是历史记录的真实凭证，它记录了当时的原始情况。作为凭证的档案，包括两部分，一部分是信息内容，一部分是载体形式。纸质档案数字化就是将纸质档案通过扫描设备转化为图像的过程，纸质档案的信息内容需要保持原样的转化为数字图像信息内容，但是载体形式已经从纸质转化为数字图像了，只能做到大致上保持视觉上的“原样”。这种视觉上的原样标准，就是遵循《纸质档案数字化规范》。作为档案保管部门，在出具档案证明时通过加盖馆藏章或者室藏章，为档案证明件提供合法性，提高它的凭证作用性。
2.图像处理中做到有可为有可不为
档案原件上的污渍、折痕、附着物、装订孔等，不能使用图像处理功能予以清除。数字化扫描前需要做好前处理工作，如灰尘清除、折页抚平、附着物清理等操作，不意味着拿到档案纸张就开始扫描，扫描完再靠图像处理来修复。
数字图像需要调整符合视觉阅读习惯，如一些横排表格类材料扫描时是竖着的，图像处理时需要旋转成横排的。有些纸张因为年代久远，或者形成时文字内容就不清晰，在保持样貌的前提下，调整数字图像亮度、对比度、色相、饱和度等参数，最大功能的发挥档案的凭证价值。
3.慎用裁切、颜色填充、橡皮擦等图像工具
数字化图像处理过程中，部分外包企业、管理人员、操作人员为追求图像速度，滥用裁切、颜色填充、橡皮擦等图像工具，造成数字图像与纸质原件存在着严重差异。此类工具应当慎用！慎用！
裁切工具，一般使用时都是将档案纸张的边缘予以裁切，但是规范里规定“如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像”。实际操作中具体的裁切操作每个人差异都很大，即使同一个人，每张数字图像都有很大差异，标准很不好把握。更有甚者，裁切的时候连同档案的文字内容一同被切除。
颜色填充工具，一般都是修改图像的颜色，如果是纸张本身的颜色，完全不需要进行调整。有些扫描仪因为曝光、走光、感光元件上有杂质而造成的图像部分区域颜色异常，可以通过图像处理予以修复，但是修复不仅仅填充单一纯色，或者套索选取删除颜色成白色，处理后的图像明显和原件不一致。此类情况可以通过图像软件处理，但是处理的代价非常大，耗时非常长，专业性也非常高，普通的工作人员一般做不好。
橡皮擦工具，一般是擦图像的某块区域，擦除后的图像和原件一般差异较大。
4.重前期，轻后期
数字化工作的前处理工作很重要，档案整理的过程中，页码的编制、金属物的去处、纸张的规整等操作直接影响着数字化扫描的进度和质量的好坏。图像处理只能作为辅助工作，而不能作为主要工作，重点应放在扫描阶段，规范好扫描阶段的工作，可以起到事半功倍的效果。比如操作人员的业务培训、扫描仪的设置、设备的维护、纸张的摆放、扫描的先后顺序等因素直接影响着扫描的质量，如果扫描质量好的化，修图阶段只需要有选择的进行处理即可。
纸质档案的数字化扫描工作需要遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）技术标准，外包服务机构需要遵循《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2020）开展外包服务工作。档案发包方需要掌握熟识管理规范，承包方、施工人员更需要掌握规范、规则、标准，互相配合，总结经验，提高数字化质量，既要保管好档案，更要利用好档案，让档案发挥价值。
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